Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady představují souhrnné informační povinnosti v souladu s článkem 13 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen “GDPR”) ve prospěch subjektů údajů (třetích osob), které Asociaci starožitníků, z. s. jako správci údajů poskytují své osobní údaje.

Informace poskytované subjektům údajů se skládají z obecné části, tj. z informací, které jsou společně poskytované vůči všem třetím osobám, a ze specifických informací, které jsou uvedeny dále, podle povahy dané situace.

Obecné informace
Totožnost a kontaktní údaje správce:
ASOCIACE STAROŽITNÍKŮ, z. s.
Valentinská 7, 110 00 Praha 1,
IČO: 43003303
tel.: +420 222 322 580
e-mail: info@asociace.com
Kontakt pro řešení problematiky osobních údajů (nejedná se o pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu článku 37 a násl. GDPR): info@asociace.com
Poučení: Subjekt údajů má právo za určitých okolností daných GDPR (tj. ne vždy u všech možností a ne vždy automaticky)
1. přístup k jeho osobním údajům (článek 15 GDPR)
2. právo na opravu (článek 16 GDPR)
3. právo na výmaz (článek 17 GDPR)
4. právo na omezení zpracování (článek 18 GDPR)
5. právo na přenositelnost (článek 20 GDPR)
6. právo vznést námitku (článek 21 GDPR)
7. právo podat proti Asociaci starožitníků, z. s. stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů (článek 77 GDPR)
Pokud chcete využít některého z těchto práv (s výjimkou písm. g), obraťte se prosím za tímto účelem na výše uvedený kontakt.
Pokud je právním základem udělení souhlasu subjektu údajů, můžete tento souhlas kdykoliv odvolat a to stejným nebo stejně jednoduchým způsobem, jak souhlas dříve udělil a Asociace starožitníků, z. s. Vám toto umožní. U každého souhlasu budou uvedeny konkrétní nástroje, jak jej můžete odvolat, přičemž Vám tak bude umožněno i zasláním e-mailu na adresu info@asociace.com.
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů, které byly zpracovány mezi udělením souhlasu a jeho odvoláním.
Asociace starožitníků, z. s. bude po celou dobu udělení souhlasu disponovat důkazem o této skutečnosti (ať již písemným anebo elektronickým).
Veškeré písemné dokumenty budou uloženy v zamykatelné kanceláři v sídle Asociace starožitníků, z. s. na sekretariátě, nebo u člena prezidia odpovědného za danou činnost, a veškeré elektronické údaje budou v zaheslovaném počítači umístěném na téže adrese, což je zajištěno vnitřními předpisy Asociace starožitníků, z. s. Tímto Asociace starožitníků, z. s. dodržuje organizační a technické zabezpečení požadované GDPR.
Informace pro uchazeče o členství v Asociaci starožitníků, z. s., pro členy, čestné členy a bývalé členy
Účel zpracování
1. V případě uchazečů jsou zapotřebí kontaktní údaje nutné pro následnou komunikaci s uchazečem, zasílání informací ohledně jeho přijetí či nepřijetí a pro platbu zápisného. Údaje o výdělečné činnosti jsou vyžadovány za účelem přehledu Asociace starožitníků, z. s. o jejích členech a v případě podnikajících fyzických osob jsou tyto informace rozhodující pro přijetí či nepřijetí za členy, kdy pouze na základě příslušné živnosti opravňující k nákupu a prodeji kulturních památek nebo předmětů kulturní hodnoty mají právnické osoby a podnikající fyzické osoby (tj. souhrnně členové – obchodníci) možnost být členem Asociace starožitníků, z. s.
2. V případě členů se vede jejich seznam v souladu s § 3 odst. 4 Stanov Asociace starožitníků z. s., tj. u fyzických osob (nikoliv u členů – obchodníků) se jedná o neveřejný seznam a uchovávají se údaje v rozsahu daném vyplněním přihlášky a u členů – obchodníků se vede opět neveřejný seznam a pokud daný obchodník souhlasí, bude zařazen rovněž do seznamu veřejného dostupného zde na webu Asociace starožitníků, z. s. www.asociace.com. Veřejně dostupné jsou pak kontaktní údaje a případně zaměření činnosti. Neveřejný seznam pak slouží k evidenci členů, evidenci placení členských příspěvků, k zasílání informací z příslušné oblasti (informace o veletrzích a dalších akcích) a ke komunikaci se členy v rámci činnosti Asociace starožitníků, z. s. (komunikace, poradenství apod.). Neveřejný seznam je uložen v sídle Asociace starožitníků, z. s.
3. V případě čestných členů se vede jejich elektronický i tištěný seznam, jedná se o neveřejný seznam a uchovávají se údaje v rozsahu daném vyplněním přihlášky. Seznam pak slouží k evidenci členů, k zasílání informací z příslušné oblasti (informace o veletrzích a dalších akcích) a ke komunikaci se členy v rámci činnosti Asociace starožitníků, z. s.
4. V případě bývalých členů se uchovávají osobní údaje v tištěné podobě po dobu 10 let od ukončení členství za účelem doložení případných finančních kontrol anebo jako důkazní prostředky pro případy řešení možných sporů.
Pokud chce člen vystavit fakturu na finanční plnění (zápisné nebo členské příspěvky), jsou za tímto účelem vyžadovány i fakturační údaje. Nad rámec ostatních údajů tak může být vyžadováno i DIČ, které v případě fyzických osob může obsahovat rodné číslo.
Právní základ pro zpracování
1. V případě uchazečů je potřeba provedení opatření před uzavřením smlouvy a v případě členů potřeba pro plnění smlouvy. Mezi úspěšným uchazečem a Asociací starožitníků, z. s. totiž vznikne právní vztah v podobě členství, jehož předmětem je výkon práv v souladu se Stanovami Asociace starožitníků z. s. a závazek za tato oprávnění hradit členské příspěvky. Pokud nedojde k poskytnutí požadovaných údajů v přihlášce, nelze vstoupit do smluvního vztahu a poskytovat plnění, jelikož Asociace starožitníků, z. s. nebude znát totožnost a údaje o druhé straně.
2. V případě zasílání informací členům a čestným členům se jedná o oprávněný zájem.
3. V případě zveřejnění v seznamu na webu Asociace starožitníků, z. s. se jedná o souhlas subjektu údajů.
4. V případě evidence údajů bývalých členů se jedná o oprávněný zájem.
V případě zasílání informací o konání různých akcí na kontaktní údaje členů se jedná o oprávněný zájem, kdy činnost Asociace starožitníků, z. s. spočívá mimo jiné i v informování subjektů o novinkách z oblasti umění. Nejedná se v tomto případě o obchodní sdělení, neboť Asociace starožitníků, z. s. nemá za cíl generovat zisk z těchto akcí, nýbrž pouze informovat potenciální zájemce o relevantním kulturním dění. Pokud však dotyčný člen nebude mít zájem na zasílání takových informací, bude na jeho žádost z databáze vyřazen.
Oprávněný zájem u bývalých členů spočívá v tom, že Asociace starožitníků, z. s. potřebuje tyto informace udržet ještě po nějakou dobu jako důkazní prostředky z důvodů možných kontrol anebo pokud by bylo třeba řešit spory s bývalým členy. Asociace starožitníků, z. s. zároveň potřebuje mít s konkrétním členem spojenou informaci, na základě jakého důvodu bylo členství ukončeno, neboli aby nepřijala v krátké době za člena subjekt, který porušil své povinnosti nebo poškodil dobré jméno příslušných organizací (Asociace starožitníků, z. s. nebo CINOA) Jako vhodná doba s ohledem na možné finanční kontroly se jeví 10 let od ukončení členství.
Dalším příjemcem osobních údajů bude dodavatel služeb firma CUTE Production s.r.o. v podobě tisku členských karet, přičemž tomuto dodavateli budou poskytnuty údaje v následujícím rozsahu, které pak budou uvedeny na členské kartě: Jméno, příjmení, identifikační číslo člena. Tento dodavatel není zpracovatelem osobních údajů a po tisku karet tyto údaje ihned vymaže.
Příjemcem (nikoliv zpracovatelem) může být rovněž správce webových stránek Asociace.
Doba, po kterou budou osobní údaje Asociací starožitníků, z. s. uchovávány, je následující:
1. V případě neúspěšných uchazečů budou veškeré osobní údaje vymazány bezprostředně poté, co bude rozhodnuto o jejich zamítnutí členství v Asociaci starožitníků, z. s. na prezidiu Asociace. Výmaz bude proveden skartací přihlášek a elektronickým výmazem.
2. V případě členů a čestných členů budou jejich osobní údaje uchovávány po celou dobu jejich členství. Osobní údaje na webu Asociace starožitníků, z. s. budou zveřejněny do doby odvolání souhlasu anebo po celou dobu členství podle toho, která skutečnost nastane dříve.
3. V případě bývalých členů budou jejich osobní údaje vymazány z elektronické evidence bezprostředně po ukončení jejich členství a v tištěné podobě budou uloženy po dobu 10 let.
Informace pro uchazeče, kteří hodlají vyplnit přihlášku do Rudolfinské akademie Asociace starožitníků, z. s., stejně jako pro posluchače této akademie a absolventy.
Účel zpracování
1. V případě uchazečů jsou zapotřebí vstupní údaje nutné pro následnou komunikaci s uchazečem, zasílání informací ohledně organizace a zahájení kurzu, a pro platbu školného. Dále je nutné ověření vstupních předpokladů dle náležitostí podmínek akreditace MŠMT v souladu s vyhláškou č.176/2009 Sb., kterou se stanoví náležitosti žádosti o akreditaci vzdělávacího programu, organizace vzdělávání v rekvalifikačním zařízení a způsob jeho ukončení, tj. vyžadují se informace o dokončeném středoškolském vzdělání.
2. V případě posluchačů probíhá komunikace ohledně organizace kurzu, jednotlivých přednášek, exkurzí a organizace závěrečných zkoušek.
3. V případě absolventů se bude jednat o vyhotovení osvědčení o rekvalifikaci, a to dle podmínek akreditace MŠMT (srov. výše uvedená vyhláška č.176/2009 Sb.).
Během rekvalifikačního kurzu budou posluchači vyplňovat různé prezenční listiny za účelem doložení jejich účasti na přednáškách, exkurzích apod. a to dle podmínek akreditace MŠMT. S ohledem na svou činnost Asociace starožitníků rovněž využívá kontaktní údaje posluchačů a absolventů k zasílání informací z příslušné oblasti (informace o veletrzích a dalších akcích). Pokud chce posluchač vystavit fakturu, jsou za tímto účelem vyžadovány i fakturační údaje. Nad rámec ostatních údajů tak může být vyžadováno i DIČ, které v případě fyzických osob může obsahovat rodné číslo.
Právní základ pro zpracování
1. V případě uchazečů je potřeba provedení opatření před uzavřením smlouvy a v případě posluchačů potřeba pro plnění smlouvy. Mezi úspěšným uchazečem o rekvalifikační kurz a Asociací starožitníků, z. s. totiž vznikne právní vztah, jehož předmětem je závazek k poskytnutí služeb v podobě specifikované výuky a závazek za tuto službu zaplatit. Pokud nedojde k poskytnutí požadovaných údajů v přihlášce, nelze vstoupit do smluvního vztahu a poskytovat plnění, jelikož Asociace starožitníků, z. s. nebude znát totožnost a údaje o druhé straně.
2. Právním základem v případě posluchačů je plnění smluvních povinností (komunikace, fakturace), plnění právní povinnosti (srov. podmínky akreditace MŠMT a uvedená vyhláška) a oprávněný zájem v případě zpracování prezenčních listin (nad rámec plnění právních povinností dle výše uvedené vyhlášky) a zasílání informací.
3. V případě absolventů je právním základem plnění právní povinnosti spočívající v uchovávání kopií osvědčení po celou dobu existence vzdělávacího zařízení a oprávněný zájem v případě zasílání informací.
Oprávněným zájmem je v případě posluchačů vedení dokumentace o průběhu a vyhodnocení vzdělávání. Tento oprávněný zájem v případě zpracovávání údajů uvedených v prezenčních listinách spočívá v potřebě Asociace starožitníků, z. s. mít přehled o účasti a docházce. V případě, že posluchač dané údaje neuvede, nebude mu jeho přítomnost na dané akci uznána.
V případě zasílání informací o konání různých akcí na kontaktní údaje posluchačů a absolventů se jedná o oprávněný zájem, kdy činnost Asociace starožitníků, z. s. spočívá mimo jiné i v informování subjektů o novinkách z oblasti umění. Nejedná se v tomto případě o obchodní sdělení, neboť Asociace starožitníků, z. s. nemá za cíl generovat zisk z těchto akcí, nýbrž pouze informovat potenciální zájemce o kulturním dění. Pokud však příjemce nebude mít zájem na zasílání takových informací, bude na jeho žádost z databáze vyřazen.
Dalším příjemcem osobních údajů bude dodavatel služeb grafické studio R Graf, Jaroslav Obst, v podobě tisku diplomů pro úspěšné absolventy, přičemž tomuto dodavateli budou poskytnuty údaje v následujícím rozsahu, které pak budou uvedeny na diplomech: Jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště. Asociace starožitníků, z. s. má s tímto dodavatelem uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů v souladu s článkem 28 GDPR, čímž zajišťuje plnou míru ochrany při nakládání s osobními údaji v podobě předávání třetím osobám.
Doba, po kterou budou osobní údaje Asociací starožitníků, z. s. uchovávány, je následující:
1. V případě neúspěšných uchazečů budou veškeré osobní údaje vymazány bezprostředně poté, co bude rozhodnuto o jejich nepřijetí do rekvalifikačního kurzu. Výmaz bude proveden skartací přihlášek a elektronickým výmazem.
2. V případě posluchačů budou jejich osobní údaje uchovávány po celou dobu jejich rekvalifikačního kurzu a prezenční listiny budou uchovávány po dobu příslušného rekvalifikačního kurzu.
3. V případě absolventů budou kopie osvědčení uloženy po celou dobu existence vzdělávacího zařízení.
Informace pro adresáty informačních sdělení
Účelem zpracování je informovat zájemce (adresáty informačních sdělení) o různých akcích pořádaných nebo spolupořádaných Asociací. Tato část se nevztahuje na členy Asociace a na posluchače a absolventy Rudolfinské akademie, kterým jsou tyto informace zasílány na základě oprávněného zájmu (srov. informace pro tyto subjekty údajů). Tato část se týká třetích osob, které jsou Asociací takto informovány. Zpracovávají se kontaktní údaje v rozsahu jméno, e-mail, telefon a případně poštovní adresa.
Právním základem je souhlas subjektů údajů (tj. adresátů informačních sdělení).
Kontaktní údaje se neposkytují žádným dalším příjemcům.
Doba uložení trvá po dobu platnosti souhlasu nebo po dobu aktuálnosti daných údajů (např. do jejich opravy). Pokud subjekt údajů souhlas odvolá, budou veškeré kontaktní údaje, které Asociace nezpracovává z jiného důvodu (např. v důsledku poskytování poradenství), nenávratně vymazány či anonymizovány.
Informace pro účastníky veletrhů a dalších akcí pořádaných Asociací starožitníků, z. s. o zpracování jejich osobních údajů na fotografiích a audiovizuálních záznamech z těchto událostí
Účelem zpracování je
1. dokumentace a archivace záznamů z veletrhů ANTIQUE
2. propagace Asociace starožitníků a veletrhu ANTIQUE v médiích, na webových stránkách a sociálních sítích
Právním základem je oznámení subjektům údajů, tj. návštěvníkům a vystavovatelům o pořizování fotografií a audiovizuálních záznamů.
Doba uchování u fotografií i audiovizuálních záznamů je 25 let od jejich pořízení, přičemž na základě archivačních a dokumentačních důvodů může být u některých vybraných položek opakovaně prodloužena.
Zveřejnění bude na stránkách Asociace starožitníků a Facebooku popř. v médiích při informování o činnostech Asociace starožitníků, z. s. (fotografie, audiovizuální záznamy). Tyto záznamy jinak budou uloženy na zabezpečených PC v kanceláři Asociace starožitníků s omezeným přístupem (za pomocí hesla do firemních počítačů) a tímto budou dodržena organizační a technické zabezpečení požadované GDPR.
Zveřejňování fotografií a audiovizuálních záznamů z veletrhů bez uvedení dalších identifikačních údajů osoby za účelem informování o činnostech Asociace starožitníků, z.s. je možné bez souhlasu dotčené osoby, pokud fotografie necílí na zveřejnění citlivých osobních údajů nebo nemá dehonestující charakter.
Informace pro vystavovatele na veletrzích
Účelem zpracování je komunikace se zájemci a vystavovateli na veletrzích, tj. komunikace za účelem uzavření příslušné smlouvy stanovující podmínky účasti a její plnění včetně fakturace. Asociace dále v rámci propagace takových akcí uvádí názvy včetně jejich kontaktů na různých propagačních materiálech včetně plánku s rozmístěním na jednotlivých výstavních plochách. Zpracovávají se pro tyto účely kontaktní údaje v rozsahu názvu nebo firmy vystavovatele (jméno u fyzické osoby) e-mail, telefon, adresa, číslo účtu, IČ a DIČ. Na propagačních materiálech a na pláncích veletrhu se uvádí pouze název nebo firma, (příp. jméno), adresa, IČ, e-mail a telefon.
Právním základem je opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy. Pro případy propagace je právním základem oprávněný zájem.
Oprávněný zájem spočívá v potřebě Asociace informovat veškeré návštěvníky veletrhu o vystavujících subjektech a také dané akce propagovat v rámci široké veřejnosti s cílem zjednodušit kontakt mezi zákazníky a obchodníky a navyšovat tak počet úspěšných obchodů.
Dalším příjemcem je společnost Kancelář daňových poradců, spol. s r.o., která zajišťuje účetní agendu Asociace. Osobní údaje jsou zpřístupněny v rámci účetních dokumentů (faktury a další doklady), kde se mohou nacházet osobní údaje v rozsahu jmen a dále DIČ u OSVČ, případně kontaktní údaje. Účelem není zpracovávat osobní údaje, ale údaje účetní. Příjemcem (nikoliv zpracovatelem) může být rovněž správce webových stránek Asociace. Příjemcem jsou také zpracovatelé a dodavatelé propagačních a reklamních materiálů k veletrhu.
Doba uložení osobních údajů odpovídá době plnění smluvních povinností týkajících se účasti na veletrzích a po dobu následnou za účelem komunikace na uzavření smlouvy na následující veletrh. Údaje jsou jinak uloženy ve smlouvách a propagačních materiálech, které se archivují, a dále v seznamech vystavovatelů. Z těchto seznamů budou osobní údaje vymazány až v případě, že daný vystavovatel již nemá zájem účastnit se dalších veletrhů.